Ken je dat gevoel dat je tijdens het werk denkt aan je boodschappenlijstje? Dat ene pak melk niet vergeten straks. Een halfuur later in de supermarkt denk je nooit meer aan dat pak melk omdat het niet op je lijstje staat. Althans, dat overkomt mij vaak. Het klinkt wat autistisch, maar veel mensen schijnen hier last van te hebben.
Ik ging daarom op zoek naar de beste notitie-app die werkt op al mijn apparaten. Voor boodschappenlijstjes, aantekeningen tijdens vergaderingen of events en het verzamelen van spontane ideeën. In deze blog beschrijf mijn zoektocht langs diverse notitie-apps en de voor- en nadelen die uiteindelijk leidde naar Google Keep.
Het menselijk brein kan helemaal niet zo goed multitasken als dat we zelf denken. Rick Pastoor schreef in zijn boek GRIP hoe dat precies zit, daar ga ik je hier verder niet mee vermoeien. De oplossing is in ieder geval een handige notitie-app, het heeft me best wat moeite gekost een oplossing te vinden die goed bij mijn wensenlijstje paste. Dat lijstje schets ik even voor je.
Gewenste functionaliteiten notitieapp
- Geschikt voor zowel Windows pc, als Apple producten. Ik werk met een Windows pc, daar schrijf ik mijn teksten op. Ik ben regelmatig onderweg en heb dan altijd een iPhone op zak en thuis gebruik ik dagelijks een iPad. Een absolute voorwaarde dat de app beschikbaar is op deze apparaten en automatisch synchroniseert.
- De app moet beschikbaar zijn voor vier apparaten. Ik gebruik zowel een zakelijke als privé telefoon. Tel daar de pc en tablet bij op, dan kom je op vier apparaten.
- Het uploaden van externe media, zoals video’s, foto’s en geluidfragmenten in je notities is een must. Ik maak regelmatig foto’s van aantekeningen op een flipover, of zie een gaaf plaatje waar ik iets mee wil. Die moet niet blijven hangen in m’n filmrol, die moet de app met aantekeningen in.
- Een snelle zoekfunctie die snel notities kan terugvinden. Eindeloos scrollen kost te veel tijd. Per woord moet de app suggesties kunnen geven.
- De notitieapp moet gratis zijn! Lekker Nederlands, maar voor zoiets simpels moet toch iets gratis beschikbaar zijn?!
Ik heb best wat apps geprobeerd, maar toen ik Google Keep ging gebruiken was ik eigenlijk direct verslaafd. Vooraf was ik sceptisch over wéér een Google product, maar dit werkt geweldig. Dit is mijn onmisbare digitale vriend geworden.
- Het werkt eenvoudig op meerdere apparaten in zowel Windows, Android als Apple omgeving en synchroniseert automatisch. Ik gebruik het voor notities, boodschappenlijstjes, gedachtespinsels en opslaan van foto’s en andere media waar ik ‘ooit iets mee ga doen’.
- Ik gebruik mijn Gmail adres nooit, maar eenmalig inloggen is voldoende om daar vervolgens nooit meer last van te hebben.
- Met tags kun je elke notitie in een bepaalde categorie indelen. Ik gebruik dat bijvoorbeeld voor blogideeën. Dan geef ik de tag ‘blog’ mee, en heb ik met een eenvoudig zoekwoord al mijn documentatie voor blogs en blogideeën bij de hand. Van de boeken die ik gelezen heb, maak ik korte samenvattingen. Onder de tag ‘gelezen’ kan ik die aantekeningen makkelijk terugvinden.
- Door je notities kleurtjes mee te geven navigeer je snel door je notitie-app heen, zeker als deze al wat voller is. Privé- aantekeningen kun je bijvoorbeeld een opvallende kleur geven, zodat je die snel uit je zakelijke krabbels kunt oppikken.
- Notities die je in een bepaalde periode veel gebruikt kun je vast ‘pinnen’ bovenin je app. Dan zie je die altijd al eerste, scheelt je weer een opdracht in je zoekbalk.
- Door middel van een belletje kun je een notitie als herinnering naar jezelf laten sturen. Schiet je in het weekend nog iets te binnen dat je maandag moet oppakken? Zet je in je ‘to- do list’ voor maandag en zet een melding op de tijd dat jij op kantoor bent. Daar gebruikte ik voorheen een to-do-app voor, maar die heb ik gelijk verwijderd.
Van het rijtje alternatieven dat ik geprobeerd heb, mankeerden alle apps wel iets waardoor ik weer iets moest wegstrepen in mijn wensenlijstje. Hieronder de apps waarbij ik op een bezwaar stuitte. Scheelt jou weer wat uitzoekwerk : )
Notities van Apple
Standaard en gratis op alle Apple producten, ideaal toch? Helaas niet op Windows pc’s, dus daar ging een streep doorheen. Verder als app in de basis wel aardig.
Evernote
Was één van de eerste die ik ging proberen, aangezien er op internet zoveel goede recensies over waren. Ik kwam bedrogen uit, wat een drama! Verschrikkelijk onhandige interface waarin steeds iets oppupt. Een scala aan templates waarin je helemaal kunt verdwalen. Daarnaast maar gratis beschikbaar voor 2 apparaten. Voldeed dus aan bijna niets van mijn wensenlijstje.
Workflowy
Is eigenlijk meer een uitgebreide to-do-list. Kan ook handig zijn, maar ook daar zijn betere apps voor. Zoals Todoist. Voor een notitie-app komt Workflowy veel dingen tekort. Je kunt geen externe media uploaden en hebt geen mappenstructuur. Dat maakt opslaan en zoeken ook een drama.
OneNote
Gebruik ik zakelijk op Windows pc. Mede doordat dit de standaard is bij mijn werkgever waardoor het makkelijk is om notities uit te wisselen met collega’s. De mobiele versies op iPad en iPhone zijn echter niet erg gebruiksvriendelijk. Nauwelijks responsive te noemen. Jammer, want qua structuur werkt dit programma erg fijn. Een soort digitale multomap, heel eenvoudig en daardoor begrijpelijk. Door de slechte mobiele versies ben ik echter afgehaakt.
Bij Notebook (gratis voor slechts twee apparaten), Notability (kost € 9,99) en SimpleNote (kan geen externe media uploaden) had ik snel gezien dat het niet bij mijn wensen paste.
Gebruik jij notitie-apps? Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen!